Nota de Ajuste - Eliminación

Anulación TipoNota: 2

¿Qué es una Nota de Ajuste de Eliminación?

La Nota de Ajuste de Eliminación se utiliza para anular completamente un documento de nómina electrónica previamente emitido. Una vez eliminado, el documento pierde validez legal.

Acción Irreversible

La eliminación de un documento es permanente y no se puede revertir. Use con precaución.

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Casos de Uso

Emisión Errónea

• Nómina generada al empleado equivocado
• Período incorrecto
• Documento duplicado
• Empleado ya no trabaja en la empresa

Cambios Administrativos

• Revocación de pago
• Cambio de modalidad de pago
• Decisión administrativa
• Error grave no corregible

Situaciones Legales

• Orden judicial de anulación
• Litigio laboral
• Fraude detectado
• Inconsistencias irreconciliables

Proceso Interno

• Cancelación de liquidación
• Cambio total de estructura
• Migración de sistema
• Corrección requiere re-emisión completa

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Estructura del XML

Características Principales

1. Nodo raíz: NominaIndividualDeAjuste (igual que Reemplazo)
2. TipoNota: 2 (Eliminación)
3. Contenido mínimo: Solo datos de referencia, NO el documento completo
4. Efecto: El documento original queda anulado legalmente

Estructura Completa

Nota de Ajuste de Eliminación - Estructura

<?xml version="1.0" encoding="UTF-8"?>
<NominaIndividualDeAjuste
    xmlns="dian:gov:co:facturaelectronica:NominaIndividualDeAjuste"
    xmlns:xs="http://www.w3.org/2001/XMLSchema-instance"
    xmlns:ds="http://www.w3.org/2000/09/xmldsig#"
    xmlns:ext="urn:oasis:names:specification:ubl:schema:xsd:CommonExtensionComponents-2"
    xmlns:xades="http://uri.etsi.org/01903/v1.3.2#"
    xmlns:xades141="http://uri.etsi.org/01903/v1.4.1#"
    xmlns:xsi="http://www.w3.org/2001/XMLSchema-instance"
    SchemaLocation=""
    xsi:schemaLocation="dian:gov:co:facturaelectronica:NominaIndividualDeAjuste NominaIndividualDeAjusteElectronicaXSD.xsd">

    <ext:UBLExtensions/>

    <!-- TipoNota: 2 = Eliminación -->
    <TipoNota>2</TipoNota>

    <Eliminar>
        <!-- Referencia al documento a eliminar -->
        <EliminandoPredecesor
            NumeroPred="NOM35921"
            CUNEPred="a1b2c3d4e5f6g7h8i9j0k1l2m3n4o5p6q7r8s9t0u1v2w3x4y5z6a7b8c9d0e1f2"
            FechaGenPred="2024-11-20"/>

        <!-- Nuevo consecutivo para la eliminación -->
        <NumeroSecuenciaXML
            CodigoTrabajador="001"
            Prefijo="DEL"
            Consecutivo="00001"
            Numero="DEL00001"/>

        <LugarGeneracionXML
            Pais="CO"
            DepartamentoEstado="68"
            MunicipioCiudad="68001"
            Idioma="es"/>

        <InformacionGeneral
            Version="V1.0: Documento Soporte de Pago de Nómina Electrónica"
            Ambiente="2"
            TipoXML="103"
            CUNE=""
            EncripCUNE=""
            FechaGen="2024-11-27"
            HoraGen="14:30:00-05:00"
            PeriodoNomina="5"
            TipoMoneda="COP"
            TRM="1"/>

        <Notas>Anulación de nómina NOM35921 por emisión al empleado incorrecto. Autorizado por: Gerencia de RRHH. Motivo: Error administrativo.</Notas>

        <!-- Datos del empleador (obligatorio) -->
        <Empleador
            RazonSocial="MI EMPRESA SAS"
            NIT="901143311"
            DV="8"
            Pais="CO"
            DepartamentoEstado="68"
            MunicipioCiudad="68001"
            Direccion="Calle 123 # 45-67"/>
    </Eliminar>

</NominaIndividualDeAjuste>

Diferencias clave

Con Reemplazo

Aspecto	Reemplazo	Eliminación
Nodo contenedor	<Reemplazar>	<Eliminar>
Nodo predecesor	ReemplazandoPredecesor	EliminandoPredecesor
Contenido	TODO el documento corregido	Solo datos de referencia
Devengados/Deducciones	Incluidos	NO se incluyen
Trabajador	Incluido	NO se incluye
Pago	Incluido	NO se incluye
Efecto	Reemplaza documento	Anula documento

Nodos Obligatorios

Nodos Requeridos en Eliminación

Obligatorios:

• ext:UBLExtensions
• TipoNota (valor: 2)
• Eliminar (nodo contenedor)
• EliminandoPredecesor
• NumeroSecuenciaXML
• LugarGeneracionXML
• InformacionGeneral
• Empleador
• Notas (altamente recomendado)

NO se incluyen:

• Periodo
• Trabajador
• Pago
• FechasPagos
• Devengados
• Deducciones
• Totales

---

Flujo de Eliminación

---

Implementación PHP

Generar Eliminación

GenerarNotaDeEliminacion.php

<?php
class Nomina_Service_EliminacionGenerator
{
    private $db;

    public function __construct()
    {
        $this->db = Zend_Db_Table::getDefaultAdapter();
    }

    /**
     * Genera XML de Nota de Ajuste - Eliminación
     *
     * @param int $nominaOriginalId ID de la nómina a eliminar
     * @param string $motivo Motivo de la eliminación
     * @param string $autorizadoPor Persona que autoriza
     * @return string XML de eliminación
     */
    public function generarEliminacion(
        $nominaOriginalId,
        $motivo,
        $autorizadoPor
    ) {
        // 1. Obtener nómina original
        $nominaOriginal = $this->obtenerNomina($nominaOriginalId);

        if (!$nominaOriginal) {
            throw new Exception("Nómina no encontrada");
        }

        // 2. Verificar estado autorizado
        if ($nominaOriginal['estado'] !== 'AUTORIZADO') {
            throw new Exception("Solo se pueden eliminar nóminas autorizadas");
        }

        // 3. Verificar CUNE
        if (empty($nominaOriginal['cune'])) {
            throw new Exception("La nómina no tiene CUNE");
        }

        // 4. Verificar que no está ya eliminada
        if ($nominaOriginal['eliminada']) {
            throw new Exception("Esta nómina ya fue eliminada");
        }

        // 5. Generar XML
        $xml = $this->generarXMLEliminacion(
            $nominaOriginal,
            $motivo,
            $autorizadoPor
        );

        // 6. Validar
        $validator = new Nomina_Service_XMLValidator();
        if (!$validator->validar($xml)) {
            throw new Exception(
                'XML de eliminación inválido: ' .
                implode(', ', $validator->getErrores())
            );
        }

        return $xml;
    }

    private function generarXMLEliminacion($original, $motivo, $autorizado)
    {
        $dom = new DOMDocument('1.0', 'UTF-8');
        $dom->formatOutput = true;

        // Nodo raíz
        $root = $dom->createElementNS(
            'dian:gov:co:facturaelectronica:NominaIndividualDeAjuste',
            'NominaIndividualDeAjuste'
        );

        // Namespaces...
        $dom->appendChild($root);

        // UBLExtensions
        $ext = $dom->createElement('ext:UBLExtensions');
        $root->appendChild($ext);

        // TipoNota = 2 (Eliminación)
        $tipoNota = $dom->createElement('TipoNota', '2');
        $root->appendChild($tipoNota);

        // Nodo Eliminar
        $eliminar = $dom->createElement('Eliminar');
        $root->appendChild($eliminar);

        // EliminandoPredecesor
        $predecesor = $dom->createElement('EliminandoPredecesor');
        $predecesor->setAttribute('NumeroPred', $original['numero']);
        $predecesor->setAttribute('CUNEPred', $original['cune']);
        $predecesor->setAttribute('FechaGenPred', $original['fecha_generacion']);
        $eliminar->appendChild($predecesor);

        // NumeroSecuenciaXML (nuevo consecutivo)
        $nuevoConsecutivo = $this->obtenerSiguienteConsecutivo('DEL');
        $numSecuencia = $dom->createElement('NumeroSecuenciaXML');
        $numSecuencia->setAttribute('CodigoTrabajador', $original['codigo_trabajador']);
        $numSecuencia->setAttribute('Prefijo', 'DEL');
        $numSecuencia->setAttribute('Consecutivo', $nuevoConsecutivo);
        $numSecuencia->setAttribute('Numero', 'DEL' . $nuevoConsecutivo);
        $eliminar->appendChild($numSecuencia);

        // LugarGeneracionXML
        $lugar = $dom->createElement('LugarGeneracionXML');
        $lugar->setAttribute('Pais', 'CO');
        $lugar->setAttribute('DepartamentoEstado', $original['departamento']);
        $lugar->setAttribute('MunicipioCiudad', $original['municipio']);
        $lugar->setAttribute('Idioma', 'es');
        $eliminar->appendChild($lugar);

        // InformacionGeneral
        $infoGeneral = $dom->createElement('InformacionGeneral');
        $infoGeneral->setAttribute('Version', 'V1.0: Documento Soporte de Pago de Nómina Electrónica');
        $infoGeneral->setAttribute('Ambiente', '2');
        $infoGeneral->setAttribute('TipoXML', '103');
        $infoGeneral->setAttribute('CUNE', '');
        $infoGeneral->setAttribute('EncripCUNE', '');
        $infoGeneral->setAttribute('FechaGen', date('Y-m-d'));
        $infoGeneral->setAttribute('HoraGen', date('H:i:s-05:00'));
        $infoGeneral->setAttribute('PeriodoNomina', $original['periodo_nomina']);
        $infoGeneral->setAttribute('TipoMoneda', 'COP');
        $infoGeneral->setAttribute('TRM', '1');
        $eliminar->appendChild($infoGeneral);

        // Notas (justificación)
        $notas = $dom->createElement(
            'Notas',
            sprintf(
                'Anulación de nómina %s. Motivo: %s. Autorizado por: %s. Fecha: %s',
                $original['numero'],
                $motivo,
                $autorizado,
                date('Y-m-d H:i:s')
            )
        );
        $eliminar->appendChild($notas);

        // Empleador
        $empleador = $this->crearNodoEmpleador($dom, $original);
        $eliminar->appendChild($empleador);

        return $dom->saveXML();
    }

    private function crearNodoEmpleador($dom, $datos)
    {
        $empleador = $dom->createElement('Empleador');
        $empleador->setAttribute('RazonSocial', $datos['empleador_razon_social']);
        $empleador->setAttribute('NIT', $datos['empleador_nit']);
        $empleador->setAttribute('DV', $datos['empleador_dv']);
        $empleador->setAttribute('Pais', 'CO');
        $empleador->setAttribute('DepartamentoEstado', $datos['empleador_departamento']);
        $empleador->setAttribute('MunicipioCiudad', $datos['empleador_municipio']);
        $empleador->setAttribute('Direccion', $datos['empleador_direccion']);

        return $empleador;
    }

    private function obtenerSiguienteConsecutivo($prefijo)
    {
        $ultimo = $this->db->fetchOne("
            SELECT MAX(CAST(consecutivo AS UNSIGNED))
            FROM nomina_electronica
            WHERE prefijo = ?
        ", [$prefijo]);

        return str_pad((int)$ultimo + 1, 5, '0', STR_PAD_LEFT);
    }
}

Registrar Eliminación

Registrar en BD y Auditoría

<?php
function registrarEliminacionEnBD(
    $nominaOriginalId,
    $xmlEliminacion,
    $transactionID,
    $motivo,
    $autorizadoPor,
    $usuarioId
) {
    $db = Zend_Db_Table::getDefaultAdapter();

    try {
        $db->beginTransaction();

        // 1. Obtener nómina original
        $original = $db->fetchRow(
            "SELECT * FROM nomina_electronica WHERE id = ?",
            [$nominaOriginalId]
        );

        // 2. Insertar nota de eliminación
        $eliminacionId = $db->insert('nomina_electronica', [
            'empleado_id' => $original['empleado_id'],
            'periodo_id' => $original['periodo_id'],
            'prefijo' => 'DEL',
            'consecutivo' => extraerConsecutivo($xmlEliminacion),
            'numero' => extraerNumero($xmlEliminacion),
            'tipo_documento' => 'ELIMINACION',
            'nomina_original_id' => $nominaOriginalId,
            'cune_original' => $original['cune'],
            'estado' => 'ENVIADO',
            'transaction_id' => $transactionID,
            'xml_original' => gzcompress($xmlEliminacion),
            'fecha_envio' => new Zend_Db_Expr('NOW()'),
            'created_at' => new Zend_Db_Expr('NOW()')
        ]);

        // 3. Marcar nómina original como ELIMINADA
        $db->update('nomina_electronica', [
            'estado' => 'ELIMINADA',
            'eliminada' => 1,
            'eliminacion_id' => $eliminacionId,
            'fecha_eliminacion' => new Zend_Db_Expr('NOW()'),
            'updated_at' => new Zend_Db_Expr('NOW()')
        ], "id = $nominaOriginalId");

        // 4. Registrar en auditoría
        $db->insert('nomina_auditoria', [
            'nomina_id' => $nominaOriginalId,
            'eliminacion_id' => $eliminacionId,
            'accion' => 'ELIMINACION',
            'motivo' => $motivo,
            'autorizado_por' => $autorizadoPor,
            'usuario_id' => $usuarioId,
            'ip_address' => $_SERVER['REMOTE_ADDR'],
            'user_agent' => $_SERVER['HTTP_USER_AGENT'],
            'fecha' => new Zend_Db_Expr('NOW()'),
            'observaciones' => "Eliminación de nómina {$original['numero']}"
        ]);

        $db->commit();

        // Log
        Zend_Log::warning("Nómina eliminada", [
            'original_id' => $nominaOriginalId,
            'eliminacion_id' => $eliminacionId,
            'motivo' => $motivo,
            'autorizado_por' => $autorizadoPor,
            'usuario_id' => $usuarioId
        ]);

        return $eliminacionId;

    } catch (Exception $e) {
        $db->rollBack();
        throw $e;
    }
}

Controlador

Controller - Flujo completo

<?php
class Nomina_ElectronicaController extends Zend_Controller_Action
{
    public function eliminarAction()
    {
        // Verificar permisos
        $auth = Zend_Auth::getInstance();
        $usuario = $auth->getIdentity();

        if (!$usuario->tienePermiso('nomina.eliminar')) {
            throw new Exception("No tiene permisos para eliminar nóminas");
        }

        // Obtener parámetros
        $nominaId = $this->getRequest()->getParam('id');
        $motivo = $this->getRequest()->getParam('motivo');
        $confirmacion = $this->getRequest()->getParam('confirmacion');

        // Validar confirmación
        if ($confirmacion !== 'CONFIRMO_ELIMINACION') {
            throw new Exception("Debe confirmar la eliminación");
        }

        // Validar motivo
        if (empty($motivo) || strlen($motivo) < 20) {
            throw new Exception("Debe proporcionar un motivo detallado (mínimo 20 caracteres)");
        }

        try {
            // Generar XML
            $generator = new Nomina_Service_EliminacionGenerator();
            $xml = $generator->generarEliminacion(
                $nominaId,
                $motivo,
                $usuario->nombre_completo
            );

            // Enviar a Facturatech
            $xmlBase64 = base64_encode($xml);
            $soapClient = new Dataemunah_Facturatech_SoapClient();
            $response = $soapClient->uploadDocument($xmlBase64);

            if (!$response['success']) {
                throw new Exception("Error al enviar eliminación: " . $response['mensaje']);
            }

            // Registrar en BD
            $eliminacionId = registrarEliminacionEnBD(
                $nominaId,
                $xml,
                $response['transaccionID'],
                $motivo,
                $usuario->nombre_completo,
                $usuario->id
            );

            // Enviar notificación al empleado
            $this->enviarNotificacionEliminacion($nominaId, $motivo);

            // Respuesta
            $this->_helper->json([
                'success' => true,
                'message' => 'Nómina eliminada exitosamente',
                'eliminacion_id' => $eliminacionId,
                'transaction_id' => $response['transaccionID']
            ]);

        } catch (Exception $e) {
            $this->_helper->json([
                'success' => false,
                'message' => 'Error al eliminar nómina: ' . $e->getMessage()
            ], 500);
        }
    }
}

---

Consideraciones Legales

Importante

La eliminación de una nómina electrónica tiene implicaciones legales y contables. Asegúrese de:

1. Tener autorización adecuada
2. Documentar claramente el motivo
3. Mantener auditoría completa
4. Notificar al empleado
5. Ajustar registros contables

Requisitos de Auditoría

Tabla de auditoría

CREATE TABLE nomina_auditoria (
    id INT PRIMARY KEY AUTO_INCREMENT,
    nomina_id INT NOT NULL,
    eliminacion_id INT,
    accion ENUM('CREACION', 'MODIFICACION', 'ELIMINACION', 'DESCARGA') NOT NULL,
    motivo TEXT,
    autorizado_por VARCHAR(255),
    usuario_id INT,
    ip_address VARCHAR(45),
    user_agent TEXT,
    fecha TIMESTAMP DEFAULT CURRENT_TIMESTAMP,
    observaciones TEXT,

    INDEX idx_nomina (nomina_id),
    INDEX idx_usuario (usuario_id),
    INDEX idx_fecha (fecha),
    INDEX idx_accion (accion),

    FOREIGN KEY (nomina_id) REFERENCES nomina_electronica(id),
    FOREIGN KEY (eliminacion_id) REFERENCES nomina_electronica(id),
    FOREIGN KEY (usuario_id) REFERENCES usuarios(id)
) ENGINE=InnoDB;

---

Checklist de Eliminación

Antes de Eliminar

• Verificar que el motivo es válido
• Obtener autorización de supervisor
• Documentar claramente la razón
• Verificar que la nómina está autorizada
• Confirmar que no está ya eliminada
• Evaluar si se puede corregir en lugar de eliminar

Durante el Proceso

• TipoNota = 2
• Nodo Eliminar presente
• EliminandoPredecesor correcto
• Nuevo consecutivo DEL
• Notas justificativas detalladas
• Solo datos mínimos incluidos

Después de Eliminar

• Registrar en auditoría
• Actualizar estado en BD
• Notificar al empleado
• Ajustar registros contables
• Documentar en expediente
• Verificar autorización DIAN

---

Referencias

• Nómina Individual
• Nómina de Novedad
• Nota de Ajuste - Reemplazo